La procura speciale sostanziale in mediazione è uno strumento giuridico fondamentale per chi intende farsi rappresentare durante una procedura di mediazione civile o commerciale. Con il crescente ricorso alla mediazione come alternativa al giudizio sapere come deve essere rilasciata la procura speciale sostanziale e quando invece serve un altro tipo di procura, è diventato essenziale sia per i cittadini che per i professionisti del diritto.
Cos’è la Procura Speciale Sostanziale rilasciata in Mediazione
Definizione giuridica e quadro normativo
Nel contesto della mediazione civile e commerciale, prevista dal D.Lgs. 28/2010, la procura speciale sostanziale consente al rappresentante di partecipare, negoziare e concludere un accordo conciliativo per conto della parte.
Questa delega ha valore giuridico solo se rispetta contenuto e forma stabilito dal comma 4 del D.Lgs. 28/10. La delega per la partecipazione all’incontro deve essere conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante; nei casi di cui all’articolo 11, comma 7 D.Lgs. 28/10, il delegante può conferire la delega con firma autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
La Differenza tra Procura Generale, Procura Speciale e Procura Speciale Sostanziale
Sia la procura generale che la procura speciale, conferiscono a un determinato soggetto, il procuratore, la capacità di compiere atti /negozi giuridici in nome per conto e nell’interesse di un altro individuo; ciò che varia è l’ampiezza dei poteri conferiti.
Dunque, se la procura generale regolamenta tutti gli affari di un soggetto, quella speciale è riferita a uno specifico affare.
Mentre la procura generale attribuisce poteri ampi per una pluralità di atti, la procura speciale è circoscritta a un singolo affare.
- La procura generale può essere rilasciata a tempo indeterminato, fino a revoca, motivo per cui deve essere ricevuta da un notaio, e registrata.
- La procura speciale, invece, permette al rappresentante di agire solo per quello specifico affare senza che venga registrata e l’originale va dato al procuratore.
In Mediazione dovremmo parlare di Procura Speciale Sostanziale che viene rilasciata al procuratore per rappresentare la parte in una determinata mediazione per risolvere stragiudizialmente una specifica controversia. Questo significa che la parte di una procedura se vuole farsi rappresentare deve conferire esplicitamente al suo rappresentante il potere di partecipare alla mediazione e di disporre dei diritti sostanziali in gioco.
La differenza non è solo teorica, ma incide direttamente sulla validità della rappresentanza: una procura troppo generica potrebbe non essere accettata dall’Organismo e/o dal Mediatore o essere ritenuta dal giudice come non valida.
Quando Serve la Procura Speciale nella Mediazione
Casi tipici previsti dalla legge
Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione.
Solo in presenza di giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia. Quando la parte non può partecipare personalmente alla procedura di mediazione ecco allora chela procura speciale diventa necessaria; si tratta di una condizione di validità della partecipazione, in quanto il rappresentante deve dimostrare di essere autorizzato a negoziare e firmare eventuali accordi. La delega deve essere conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante.
Mediazione obbligatoria e rappresentanza legale
Nelle materie in cui la mediazione è obbligatoria per legge (es. condominio, successioni ereditarie, locazioni, contratti bancari), l’assenza della parte o la mancanza di procura speciale sostanziale può rendere improcedibile la domanda giudiziale successiva.
In una recente sentenza della Corte di Appello di Roma resa nell’ambito di una controversia su contratti bancari, è stato rigettato l’appello perché la procura fornita in mediazione agli avvocati da parte dell’appellante, non era idonea a garantire la valida partecipazione alla procedura di mediazione.
Chi può Rilasciare una Procura Speciale per Mediazione
Requisiti del mandante e del mandatario
Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione; solo in presenza di giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia.
Resta inteso che la persona che vuol farsi rappresentare deve essere capace di agire e titolare dell’interesse giuridico in questione.
Il suo rappresentante può essere un avvocato, un familiare o altra persona di fiducia, purché accetti formalmente l’incarico.
Procura speciale e persone giuridiche
Nel caso di società o enti, la procura può essere rilasciata dal legale rappresentante (es. amministratore unico o presidente) e deve specificare l’autorizzazione a concludere accordi vincolanti. Infatti i soggetti diversi dalle persone fisiche partecipano alla procedura di mediazione avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia.
Come nel caso di delega rilasciata da persone fisiche, anche la delega rilasciata per rappresentare persone giuridiche deve essere conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante.
Ove necessario, il mediatore chiede alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale.
Come Redigere una Procura Speciale Sostanziale per la Mediazione
Forma scritta e contenuto obbligatorio
Per essere valida, la procura speciale sostanziale deve contenere:
- i dati anagrafici del delegato e del delegante;
- l’oggetto preciso dell’incarico (mediazione in una specifica controversia);
- i poteri conferiti (partecipare, trattare, sottoscrivere eventuale accordo etc. etc.);
- la data e la firma autografa o digitale del delegante;
- deve contenere gli estremi del documento di identità del delegante
Fac-simile Procura Speciale Sostanziale per la Mediazione Civile :
“Il sottoscritto ______________ c.f. __________ nato a _________ il ________ e residente a _______, identificato con carta di identità n. _______________________ rilasciata il ________ da ____________, conferisce procura speciale sostanziale a _______________, nato a _______ il _______ residente a ___________, affinché in suo nome, in sua vece e per suo conto intervenga avanti l’organismo di mediazione Camera di Mediazione Nazionale nel procedimento di mediazione n. ____________, instaurato da ____________ nei confronti di ______________ ed avente ad oggetto ………………………… (specificare l’oggetto della mediazione), conferendo al nominato procuratore ogni più ampio potere, compresi quelli di promuovere la mediazione / aderire alla procedura di mediazione, intervenire al primo incontro e agli eventuali successivi, stabilire rinvii presiedendo ai medesimi, pagare ed incassare somme, pagare gli oneri dovuti all’organismo, assumere impegni finalizzati alla composizione amichevole della controversia, pattuire termini, condizioni e modalità dell’esecuzione dell’accordo, assumere obblighi di riservatezza in merito alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite durante il procedimento qualora vi sia l’accordo di tutte le parti del procedimento.
All’uopo, si dichiara che il nominato procuratore è completamente a conoscenza dei fatti e, pertanto, gli si conferisce espressamente il pieno potere di disporre dei diritti sostanziali che sono oggetto della richiamata procedura di mediazione e fare tutto quanto altro utile ed opportuno per il buon fine di questa procura.Il tutto con promessa di rato e valido e sotto gli obblighi di legge.Autorizza il nominato procuratore e l’Organismo di Mediazione incaricato al trattamento dei propri dati personali ai sensi dell’art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 13 del GDPR (Regolamento UE 2016/679).
Si riserva di produrre procura speciale autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato nell’eventualità in cui il delegato debba sottoscrivere un accordo con cui le parti concludano uno dei contratti o compiano uno degli atti previsti dall’articolo 2643 c.c..
Luogo, Data Firma _________________________
Procura Speciale e Avvocato: Ruoli e Responsabilità
L’avvocato come rappresentante in mediazione
L’avvocato può agire come procuratore speciale del cliente, partecipando all’incontro di mediazione e sottoscrivendo l’accordo in suo nome.
Procura speciale sostanziale conferita al difensore
La procura deve essere allegata all’istanza di mediazione o, se conferita successivamente, trasmessa all’organismo (tramite mail / PEC / depositandola presso la sede fisica) di Mediazione prima dell’incontro calendarizzato (è possibile che il regolamento dell’organismo stabilisca in maniera dettagliata tempi e modi per l’acquisizione della procura)
Procura Speciale per Mediazione Telematica
Con la diffusione delle piattaforme di mediazione telematica, la procura speciale può essere sottoscritta anche digitalmente.
La firma digitale ha lo stesso valore legale della firma autografa, ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).
In pratica, il documento firmato digitalmente:
- garantisce l’autenticità del firmatario,
- assicura l’integrità del contenuto,
- è pienamente valido anche in sede giudiziaria.
È importante che il file sia in formato .p7m o .pdffirmato digitalmente, e che venga trasmesso tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) all’organismo di mediazione.
Come firmare e inviare la procura elettronica
Per inviare una procura speciale per mediazione telematica:
- Redigere il documento in formato PDF.
- Apporre la firma digitale qualificata.
- Allegare copia del documento d’identità.
- Inviare tutto via PEC all’organismo di mediazione prima dell’incontro.
Alcuni organismi di mediazione civile dispongono di portali online che consentono di caricare la procura direttamente nella piattaforma, semplificando l’intero processo.
Durata, Revoca e Scadenza della Procura Speciale
Quando cessa di avere efficacia
La procura speciale sostanziale per la partecipazione alla procedura di mediazione ha una durata limitata nel tempo.
Cessa automaticamente di avere efficacia:
- con la conclusione della procedura di mediazione;
- in caso di revoca da parte del mandante;
- alla morte o incapacità del mandante o del mandatario.
Come revocare una procura speciale
Per revocare la procura precedentemente rilasciata è sufficiente comunicare per iscritto, allegando la copia del proprio documento d’identità, che: “la procura speciale sostanziale conferita a ____ in data ___ è da ritenersi revocata con effetto immediato”
Modello Fac-Simile di Procura Speciale per Mediazione
Ecco un esempio pronto all’uso di procura speciale per mediazione, conforme alla normativa vigente.
PROCURA SPECIALE SOSTANZIALE PER LA MEDIAZIONE CIVILE E COMMERCIALE
Il sottoscritto ______________ c.f. __________ nato a _________ il ________ e residente a _______, identificato con carta di identità n. _______________________ rilasciata il ________ da ____________, conferisce procura speciale sostanziale a _______________, nato a _______ il _______ residente a ___________, affinché in suo nome, in sua vece e per suo conto intervenga avanti l’organismo di mediazione Camera di Mediazione Nazionale nel procedimento di mediazione n. ____________, instaurato da ____________ nei confronti di ______________ ed avente ad oggetto ………………………… (specificare l’oggetto della mediazione), conferendo al nominato procuratore ogni più ampio potere, compresi quelli di promuovere la mediazione / aderire alla procedura di mediazione, intervenire al primo incontro e agli eventuali successivi, stabilire rinvii presiedendo ai medesimi, pagare ed incassare somme, pagare gli oneri dovuti all’organismo, assumere impegni finalizzati alla composizione amichevole della controversia, pattuire termini, condizioni e modalità dell’esecuzione dell’accordo, assumere obblighi di riservatezza in merito alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite durante il procedimento qualora vi sia l’accordo di tutte le parti del procedimento.
All’uopo, si dichiara che il nominato procuratore è completamente a conoscenza dei fatti e, pertanto, gli si conferisce espressamente il pieno potere di disporre dei diritti sostanziali che sono oggetto della richiamata procedura di mediazione e fare tutto quanto altro utile ed opportuno per il buon fine di questa procura.
Il tutto con promessa di rato e valido e sotto gli obblighi di legge.
Autorizza il nominato procuratore e l’Organismo di Mediazione incaricato al trattamento dei propri dati personali ai sensi dell’art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 13 del GDPR (Regolamento UE 2016/679).
Si riserva di produrre procura speciale autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato nell’eventualità in cui il delegato debba sottoscrivere un accordo con cui le parti concludano uno dei contratti o compiano uno degli atti previsti dall’articolo 2643 c.c..
Luogo e data: _____________
Firma del delegante: ____________________
(è preferibile allegare copia del documento d’identità del delegante e del delegato)
Errori Comuni da Evitare nella Procura Speciale
Una procura speciale mediazione può essere dichiarata invalida o inefficace se:
- manca la firma del delegante;
- non è indicato l’oggetto specifico della mediazione;
- non è allegato un documento d’identità o non siano inseritigli estremi del documento di identità del delegante;
- non è stata autenticata quando richiesto;
- il rappresentante non accetta formalmente l’incarico.
Suggerimenti pratici per la redazione corretta
- Indicare sempre la controversia precisa e l’organismo di mediazione.
- Specificare se il mandatario è autorizzato a firmare l’accordo.
- In caso di mediazione telematica, usare firma digitale o SPID.
- Conservare copia originale per eventuale produzione in giudizio.
Procura Speciale e Delega: Differenze Chiave
Molti confondono la procura speciale con una semplice delega. In realtà, si tratta di strumenti diversi:
| Aspetto | Procura Speciale | Delega |
| Valore giuridico | Atto formale con potere di rappresentanza | Semplice incarico non vincolante |
| Forma richiesta | Scritta, talvolta autenticata | Spesso libera |
| Validità in mediazione | Necessaria per rappresentanza | Non sufficiente |
| Firma accordo conciliativo | Consentita | Non consentita |
In sintesi, solo la procura speciale attribuisce al rappresentante il potere di negoziare e firmare validamente un accordo in nome del mandante.
FAQ e domande frequenti
È obbligatoria la procura speciale per partecipare alla mediazione?Sì. Se la parte non può essere presente personalmente, per legittimare il rappresentante a stare in mediazione è necessaria una procura speciale sostanziale.
Chi può firmare la procura?Solo il titolare dell’interesse (delegante / mandante), oppure il legale rappresentante nel caso di persone giuridiche (società o enti).
Serve l’autenticazione del notaio?Se la lite riguarda (a titolo esemplificativo e non esaustivo) usucapione, divisione ereditaria, successione o, più in generale, se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, è necessaria la procura notarile. Negli altri casi è sufficiente una procura speciale sostanziale
Quanto dura una procura speciale sostanziale rilasciata per la rappresentanza in mediazione? Vale fino alla conclusione della procedura di mediazione, salvo revoca o specifica indicazione di scadenza.
Posso usare la stessa procura per più mediazioni? No, la procura speciale è riferita a un singolo procedimento. Ogni mediazione richiede una nuova procura.
Come si invia una procura speciale in mediazione telematica? Tramite PEC, allegando il documento firmato digitalmente e copia del documento d’identità.
Perché la Procura Speciale è Fondamentale nella Mediazione
La procura speciale per mediazione è uno strumento chiave per garantire che la parte sia validamente rappresentata durante l’intero procedimento.
In un sistema sempre più orientato alla risoluzione alternativa delle controversie, la corretta redazione della procura tutela i diritti del cittadino e conferisce certezza giuridica alle trattative.
Redigerla con attenzione “indicando i poteri, l’oggetto e la firma corretta” significa evitare contestazioni e assicurare l’efficacia degli accordi conciliativi.
In sintesi: la procura speciale in mediazione non è una semplice formalità, ma un vero e proprio atto di rappresentanza legale che consente di agire, decidere e concludere accordi in modo pienamente valido e riconosciuto.
Giova in ogni caso ricordare, a mente dell’art. 8 del D.Lgs. 28/10 che: Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione.
In presenza di giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia.
I soggetti diversi dalle persone fisiche partecipano alla procedura di mediazione avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia. Ove necessario, il mediatore chiede alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale.
La delega per la partecipazione all’incontro ai sensi del comma 4 è conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante.
Nei casi di cui all’articolo 11, comma 7, il delegante può conferire la delega con firma autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Il delegato a partecipare all’incontro di mediazione cura la presentazione e la consegna della delega conferita in conformità al presente comma, unitamente a copia non autenticata del proprio documento di identità, per la loro acquisizione agli atti della procedura.”
